Comment organiser une tournée d'entretien de chaudières groupée par secteur pour limiter les trajets ?

Deux rendez-vous à l'opposé de la ville dans la même matinée, et la journée fond en trajets. Sur une saison d'entretien, la façon dont les visites sont regroupées pèse autant sur la rentabilité que le tarif pratiqué. Une tournée cohérente se prépare quelques semaines à l'avance, pas la veille au soir.

Partir des échéances, pas des appels

Une tournée bien groupée commence par une liste : quels clients arrivent à échéance dans les prochaines semaines, et où se trouvent leurs installations. C'est tout l'intérêt du suivi décrit dans notre article pour ne plus oublier une échéance d'entretien. Sans cette liste, vous subissez les appels et vous traversez le même secteur trois fois dans la semaine.

Construire la tournée secteur par secteur

1. sortir la liste des échéances du mois à venir ;
2. regrouper les clients par quartier, par commune ou par axe routier ;
3. attribuer un ou deux secteurs à chaque journée de tournée ;
4. proposer des créneaux voisins aux clients d'un même secteur ;
5. garder une plage libre en fin de journée pour les imprévus.

Le regroupement fonctionne d'autant mieux que la relance est calée sur le secteur et pas seulement sur le client, comme l'explique notre article sur la façon de relancer ses clients pour l'entretien annuel. Proposer deux créneaux au choix dans la même demi-journée aide à remplir le secteur sans multiplier les échanges.

Ce qui fait dérailler une tournée

• un rendez-vous accepté hors secteur pour ne pas dire non ;
• un dépannage urgent intercalé sans replanifier la suite ;
• une chaudière très encrassée, dont la durée a été sous-estimée ;
• un véhicule incomplet, qui impose un retour au dépôt.

Les deux derniers points se règlent en amont : prévenir le client qu'un appareil négligé depuis plusieurs saisons demande davantage de temps, et vérifier le véhicule avant de partir, comme le détaille notre article sur le matériel et les consommables à emporter.

Mesurer avant de promettre de nouvelles visites

Avant d'engager de nouveaux clients sur une visite annuelle, vérifiez que votre organisation absorbe le volume. Notre calculateur de capacité de tournée chiffre le nombre d'entretiens que vos journées peuvent contenir selon le temps sur place, le trajet moyen et l'administratif. Réduisez le trajet dans le calcul et vous verrez aussitôt ce que le regroupement par secteur change.