Comment classer ses attestations d'entretien par client pour les retrouver facilement ?

Un client rappelle un an plus tard: il vend sa maison et cherche l'attestation d'entretien de l'an dernier. Selon votre organisation, vous la retrouvez en dix secondes ou vous passez une soirée à fouiller. Classer ses attestations par client n'est pas une coquetterie: c'est ce qui rend l'historique exploitable et vous fait gagner en crédibilité comme en sérénité.

Le problème du classement par date

Beaucoup d'artisans classent leurs documents par ordre chronologique, dans un classeur ou un dossier d'ordinateur. Le jour où il faut retrouver tout ce qui concerne un client précis, c'est l'impasse: ses attestations sont dispersées sur plusieurs années et plusieurs dossiers. Le classement par client résout ce problème à la racine.

Ce qu'un bon classement conserve

• toutes les attestations d'un client au même endroit ;
• les caractéristiques de sa chaudière ;
• l'historique de ses entretiens successifs ;
• les relevés de combustion d'une année sur l'autre.

Organiser une fiche client complète

Le classement par client fonctionne si chaque fiche est construite de la même façon. Elle contient l'identité et l'adresse de l'installation, les caractéristiques de la chaudière, puis les documents dans l'ordre chronologique. Quand un client possède plusieurs appareils, une maison et un studio loué par exemple, chaque chaudière a sa propre ligne d'historique pour éviter les confusions.

• une fiche par client, une ligne par chaudière ;
• l'attestation de chaque année, classée à la date de la visite ;
• les relevés de combustion successifs, comparables d'une année sur l'autre ;
• les remarques et signes d'usure notés lors des passages.

Retrouver en un instant

L'intérêt d'un bon classement se mesure au moment de la recherche: un nom saisi, et tout l'historique du client apparaît. Cette réactivité impressionne et rassure. Elle suppose de conserver chaque document dès sa création, dans le prolongement de la remise de l'attestation. C'est bien plus fiable qu'un dossier de fichiers issus de modèles Word éparpillés sur l'ordinateur.