Comment classer ses attestations d'entretien par client pour les retrouver facilement ?

Un client rappelle un an plus tard: il vend sa maison et cherche l'attestation d'entretien de l'an dernier. Selon votre organisation, vous la retrouvez en dix secondes ou vous passez une soirée à fouiller. Classer ses attestations par client n'est pas une coquetterie: c'est ce qui rend l'historique exploitable et vous fait gagner en crédibilité comme en sérénité.

Le problème du classement par date

Beaucoup d'artisans classent leurs documents par ordre chronologique, dans un classeur ou un dossier d'ordinateur. Le jour où il faut retrouver tout ce qui concerne un client précis, c'est l'impasse: ses attestations sont dispersées sur plusieurs années et plusieurs dossiers. Le classement par client résout ce problème à la racine.

Ce qu'un bon classement conserve

• toutes les attestations d'un client au même endroit ;
• les caractéristiques de sa chaudière ;
• l'historique de ses entretiens successifs ;
• les relevés de combustion d'une année sur l'autre.

Retrouver en un instant

L'intérêt d'un bon classement se mesure au moment de la recherche: un nom saisi, et tout l'historique du client apparaît. Cette réactivité impressionne et rassure. Elle suppose de conserver chaque document dès sa création, dans le prolongement de la remise de l'attestation. C'est bien plus fiable qu'un dossier de fichiers issus de modèles Word éparpillés sur l'ordinateur.